Actividades futuras

Las actividades futuras son eventos que no son de contacto, como reuniones, sesiones de capacitación o tiempo libre, que se programan para los agentes por adelantado. Estas actividades reducen la disponibilidad del agente y se tienen en cuenta durante la generación de programación. Al generar una nueva programación, el generador automático de programaciones no sobrescribe las actividades futuras existentes, lo que garantiza que las actividades planificadas permanezcan intactas.

Es importante tener en cuenta que las reuniones programadas en días futuros se pueden sobrescribir. Esto puede ocurrir al generar una nueva programación en un día en el que se programó una reunión. Para evitar esto, use actividades futuras en lugar del Programador de reuniones cuando planee volver a generar programaciones.

Cuadrícula de actividades futuras

La cuadrícula de actividades futuras enumera todas las actividades futuras creadas después de que esta página estuvo disponible. Cada fila representa una actividad o serie de actividades.

La cuadrícula incluye las siguientes columnas:

• Actividad- Nombre y color de la actividad.

• Duración- Fecha de inicio, fecha de finalización, horas de inicio y finalización, y total de minutos.

• Zona horaria- zona horaria utilizada para los horarios de la actividad.

• Repetir- Con qué frecuencia ocurre la actividad (una vez o patrón recurrente).

• Última modificación- Cuándo se actualizó por última vez la actividad o serie.

• Estado- Si la creación o actualización se realizó con éxito.

Haga clic en el menú Actions (tres puntos verticales) de una fila de actividad para ver estas opciones:

• Ver- Abre una vista de solo lectura de los detalles de la actividad, incluidas las fechas, las horas, la recurrencia y los empleados asignados.

• Editar- Le permite cambiar la configuración de la ocurrencia seleccionada o de toda la serie.

• Borrar- Elimina la ocurrencia seleccionada o toda la serie de las programaciones afectadas.

Para agregar una Actividad futura:

1. Haga clic en el selector de aplicaciones y seleccioneWFM.

2. Hacer clicAdministrador de horarios.

3. Haga clic en Configuración y seleccione actividades futuras.

4. Seleccione la Actividad, y de fina la Duración.

5. Elija la Fecha de inicio y la Hora de la reunión, y defina la Zona horaria.

6. Seleccione Repita para configurar reuniones recurrentes.

   1. Seleccione la Frecuencia. Puede ser Una vez, Diario o Semanalmente.

      Si selecciona una reunión recurrente, recibirá un correo electrónico cuando se complete la programación.

   2. Seleccione el patrón de repetición y la Fecha de finalización. La fecha de finalización de la reunión no puede ser mayor a 3 meses a partir de la fecha de inicio de la reunión.

7. Haga clic en Configuración y seleccione los empleados para quienes está creando la actividad.

8. Haga clic en programación. La actividad se agregará a las programaciones de los empleados.

   Puede crear una sola ocurrencia o múltiples ocurrencias utilizando la recurrencia.

Ver una Actividad futura

1. Vaya a Administrador de programación > actividades futuras.

2. Ubique la actividad en la cuadrícula.

3. Haga clic en el menú Actions y seleccione Ver.

   

   El cuadro de diálogo Ver Actividad futura muestra el tipo de Actividad, la Duración, la Fecha y hora DE inicio, la Zona horaria, los detalles de recurrencia y los empleados asignados.

   

Editar una Actividad futura

Puede modificar una sola ocurrencia o la serie completa.

1. Vaya a Administrador de programación > actividades futuras.

2. Ubique la actividad en la cuadrícula.

3. Haga clic en el menú Actions y seleccione Editar.

   

   

4. Seleccione uno de los siguientes:

   • Editar esta ocurrencia- Modifique solo la instancia seleccionada.

   • Editar toda la serie- Aplique los cambios a todas las ocurrencias.

5. Actualice los campos requeridos.

6. Haga clic en Actualizar

   Si actualiza toda la serie después de modificar una sola ocurrencia, los cambios realizados en la ocurrencia individual se pierden. Todas las ocurrencias se vuelven a crear según la configuración de la serie.

Borrar una Actividad futura

1. Vaya a Administrador de programación > actividades futuras.

2. Ubique la actividad en la cuadrícula.

3. Haga clic en el menú Actions y seleccione Borrar.

   

   

4. Seleccione uno de los siguientes:

   • Borrar esta ocurrencia

   • Borrar toda la serie

5. Confirmar el borrado.

Los momentos ideales para usar actividades futuras son cuando:

• Ya generó una programación y no tiene plan de regenerarla.

• Aún no ha generado una programación.

Use el Programador de reuniones cuando ya haya creado una programación y tenga plan de regenerarla. Una vez generadas, estas actividades futuras solo se pueden editar o borrar mediante Administrador de programación.

Cómo elegir entre el Programador de reuniones y actividades futuras

El programador de reuniones y actividades futuras pueden parecer similares en la interfaz de usuario, pero cumplen propósitos distintos. Úselos en diferentes escenarios:

Programador de reuniones

Use Programador de reuniones cuando los turnos ya estén generados y desee agregar reuniones ad hoc además de los turnos existentes.

Actividades futuras

Use actividades futuras cuando los turnos todavía no se hayan generado y desee programar actividades por adelantado.

Consulte la siguiente tabla para obtener una comparación detallada de cómo se comportan Programador de reuniones y actividades futuras con la generación automática de programación y las prioridades:

Característica	Cuándo usar esta acción	¿Funciona con la generación automática de programación?	¿Protegido contra sobrescritura?	¿Se aplican las prioridades de actividad?
Programador de reuniones	Cuando ya existen turnos y desea agregar reuniones además de estos.	No hay	No (se sobrescribirá si los turnos se generan más adelante)	No hay
Actividades futuras	Cuando todavía no existen turnos y desea planificar actividades por adelantado.	Sí (se consideran las prioridades)	Sí (se aplican las reglas de prioridad)	Sí

Reglas de Actividad futura de día parcial

Cuando se utiliza la actividad futura de día parcial, se aplican las siguientes reglas:

• actividad de turno abierto- La actividad futura siempre tiene prioridad y no se sobrescribe.

• actividad de turno cerrado-

  • La actividad con mayor prioridad tiene prioridad.

  • Si la actividad de turno es de tipo Break o Lunch, y las actividades de turno y futura tienen la misma prioridad, entonces se da preferencia al tipo Break o Lunch.

  • Si la actividad de turno no es de tipo Break o Lunch, entonces se da prioridad a la actividad futura en caso de prioridades iguales.

actividades futuras y Manejo de Prioridad

Cuando una actividad futura se superpone con una actividad de turno existente después de la generación de programación, el sistema utiliza dos factores para determinar qué actividad se muestra:

• Prioridad de actividad

• Atributo Abierto

Escenarios de Superposición y resultados

escenario	Actividad futura	Actividad de turno	Resultado
1	Superposición exacta	No Romper, Cerrar	Prioridad mayor o igual → actividad futura conservada Prioridad Bajar → actividad futura eliminada
2	Superposición parcial, prioridad lower	Romper, Prioridad Mayor, Cerrar	Actividad futura parcialmente visible; Romper completamente visible
3	Superposición exacta, prioridad baja	Romper, Prioridad Mayor, Cerrar	Actividad futura sobrescrita
4	Superposición exacta, prioridad igual	Romper, Cerrar	Actividad futura sobrescrita
5	Superposición parcial, prioridad mayor	Romper, Prioridad Bajar, Cerrar	Actividad futura completamente visible; Romper parcialmente visible
6	Superposición parcial, misma prioridad	Receso, Cerrado	Actividad futura parcialmente visible; Receso completamente visible
7	Superposición exacta (cualquier prioridad)	Receso, Abierto	Actividad futura no sobrescrita
8	Superposición exacta, prioridad mayor	Receso, prioridad menor, cerrado	Actividad futura no sobrescrita
9	Superposición exacta (cualquier prioridad)	No receso, abierto	Actividad futura no sobrescrita
10	Superposición parcial	No receso, cerrado	Prioridad mayor o igual → actividad futura completamente visible Prioridad menor → actividad futura parcialmente visible; Turno completamente visible
11	Superposición (cualquier prioridad)	Receso, Abierto	Actividad futura totalmente visible; Receso parcialmente visible
12	Superposición (cualquier prioridad)	No Receso, Abierto	Actividad futura totalmente visible; Turno parcialmente visible

Consideraciones clave

• La prioridad solo importa cuando ambas actividades están marcadas como Cerrado.

• Si la actividad de turno es Abierta, siempre se favorece la Actividad futura.

• Las superposiciones Parciales pueden hacer que ambas actividades sean parcialmente visibles.

Limitaciones

• La cuadrícula de actividades futuras muestra solo las actividades creadas después de que la página centralizada esté disponible. Las actividades creadas antes de eso no se muestran.

• Después de actualizar una sola ocurrencia, es posible que los datos actualizados no se reflejen en la interfaz de usuario, y es posible que no se admitan ediciones adicionales en esa ocurrencia.

• Si actualiza toda la serie después de modificar una sola ocurrencia, todas las ocurrencias se vuelven a crear según la configuración de la serie y se pierden los cambios individuales.

Preguntas Frecuentes (FAQ)